Założenie własnej firmy wiąże się z podejmowaniem wielu decyzji, z których nie wszystkie należą do łatwych. Jedną z nich jest wybór sposobu prowadzenia księgowości: robić to samemu, zatrudnić księgowego, czy może skorzystać z usług biura rachunkowego? Które z tych rozwiązań jest najkorzystniejsze?
Na co zwracać uwagę?
Jeśli ktoś odnosi wrażenie, że bycie przedsiębiorcą to bułka z masłem, to jest w dużym błędzie. Prowadzenie własnej firmy to nie tylko związany z tym prestiż i zarobki, ale również (a może przede wszystkim) ogrom pracy, wielka odpowiedzialność i bardzo dużo trudnych decyzji. Wielu z nas traktuje założenie biznesu jako sposób na oddawanie się swojej pasji. Rzeczywiście, samozatrudnienie jest dobrym sposobem na pracę w wymarzonym zawodzie, ale nie zapominajmy, że w takiej sytuacji nie pełnimy tylko jednej roli (np. fotografa, piekarza czy szewca).
W małym przedsiębiorstwie musimy wypełniać obowiązki, które w dużej korporacji należałyby do specjalnie zatrudnionych pracowników: dbać o kontakty z kontrahentami, zajmować się promocją firmy, a także prowadzić księgowość.
Może się wydawać, że jest to tylko niewielka, mało ważna część działalności, ale to nieprawda: od poprawnego prowadzenia rachunkowości zależą dalsze losy naszej firmy. Z pewnością nie należy więc traktować go jak sprawy małej wagi. Oczywiście, istnieją sytuacje, w których samodzielne zajmowanie się księgowością może zdać egzamin. Możemy podjąć taką decyzję, jeśli posiadamy wiedzę na ten temat, potrzebne do tego umiejętności oraz mało skomplikowaną rachunkowość. W przypadku lekarza pracującego w jednym szpitalu, księgowość nie powinna stanowić problemu. Nie będzie VAT-owcem, a jego rachunki będą ograniczały się do rozliczeń z placówką za dyżury oraz przyjmowanie pacjentów w poradni.
Składki będą odprowadzane przez szpital, a sam lekarz będzie miał ograniczoną liczbę kontrahentów oraz nie zatrudni dodatkowych pracowników. Koszty prowadzenia działalności również nie są w tym wypadku skomplikowane: zaliczają się do nich dojazdy do pracy, opłaty za telefon komórkowy, przybory biurowe oraz literatura fachowa. Rozliczenia będą więc ograniczały się do comiesięcznego uiszczania podatku dochodowego. Młody lekarz bez problemu powinien dać sobie z tym radę, dzięki czemu będzie mógł zaoszczędzić trochę pieniędzy (koszt ograniczy się do abonamentu za program komputerowy przeznaczony do prowadzenia księgowości).
Jednak im większa jest nasza firma, tym bardziej komplikują się rozliczenia. Mamy więcej faktur, kontrahentów oraz (z reguły) operujemy większymi sumami. W takiej sytuacji łatwo o pomyłkę, zwłaszcza, jeśli nie kształciliśmy się w zakresie prowadzenia księgowości i nie mamy czasu na nieustanne aktualizowanie posiadanej wiedzy. Lepszym i bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie zatrudnienie pracownika, który weźmie na siebie trud rzetelnego prowadzenia rachunkowości firmy.
Taka decyzja ma wiele zalet. Z pewnością pokrzepiająca jest myśl, że nasz księgowy znajduje się „tuż za ścianą” i w każdej chwili pozostaje do dyspozycji. Jest dobrze zaznajomiony z sytuacją firmy i ma poczucie odpowiedzialności za jej funkcjonowanie. Przepływ informacji z innymi osobami zatrudnionymi w przedsiębiorstwie jest szybki i płynny, a dokumenty zawsze znajdują się na miejscu, pod ręką.
Oczywiście, takie rozwiązanie posiada również poważne wady. Jako że nasz księgowy jest pracownikiem firmy, jego zatrudnienie generuje dodatkowe koszty w postaci odprowadzania składek do NFZ i ZUS. Przed podjęciem takiej decyzji należy zastanowić się więc, czy księgowość firmy wymaga tyle pracy, by potrzebne było utworzenie nowego etatu. Warto wziąć pod uwagę również ryzyko związane ze stabilnością: nasz księgowy może w każdej chwili zachorować lub pójść na urlop, przez co czasowo nie będzie dla nas dostępny. Ostatnim mankamentem zatrudniania księgowego jest odpowiedzialność za ewentualne błędy, która w takim wypadku spoczywa wyłącznie na przedsiębiorcy.
Biorąc pod uwagę powyższe uwagi, nie należy się dziwić, że coraz więcej firm rezygnuje z tworzenia etatów dla osób odpowiedzialnych za rozliczenia firmy. Alternatywnym wyjściem jest skorzystanie z usług profesjonalnego biura rachunkowego. Koszt takiej pomocy jest znacznie niższy – z reguły mieści się w przedziale 100-300 zł na miesiąc. W zależności od potrzeb naszej firmy, możemy wybierać spośród ofert o różnym zakresie: zazwyczaj biura rachunkowe proponują zajmowanie się rachunkowością podatkową oraz obsługą kadrowo-płacową, ale zdarza się, że wśród ich możliwości znajdują się także rachunkowość finansowo-zarządcza, audyty dokumentacji oraz doradztwo finansowe.
Warto upewnić się, czy wybrane przez nas biuro dopełniło obowiązku ubezpieczenia swojej działalności oraz czy ubezpieczalnia umożliwia odzyskanie ewentualnej kary nałożonej przez urząd. Dzięki takim środkom bezpieczeństwa będziemy mogli czuć się bezpiecznie w sytuacji, kiedy w naszej księgowości pojawi się błąd. Aby połączyć wszystkie te udogodnienia z zaletami, jakie niesie za sobą zatrudnienie księgowego na etacie, warto także zwrócić uwagę na godziny pracy biura oraz dostępność pracowników: najlepiej, byśmy mogli okazjonalnie zasięgnąć ich rady również po godzinie 17:00 oraz w soboty.
