Audyt finansowy nie stanowi kolejnej „kontroli” firmy, co nie oznacza, że należy traktować go z lekceważeniem. Badanie może dostarczyć nam bardzo cennych wiadomości na temat prowadzonego przez nas przedsiębiorstwa. W jaki sposób należy się do niego przygotować?

Różnego rodzaju rewizje kojarzą nam się przede wszystkim z zewnętrzną kontrolą firmy, przez co wywołują głównie negatywne emocje: stres, napięcie i niechęć. Po co więc dokładać sobie nerwów, prosząc kogoś o przeprowadzenie audytu finansowego?

Korzystanie z usług audytora wynika z bardzo konkretnych potrzeb przedsiębiorcy. Z reguły proszenie takiej osoby o pomoc ma źródło w chęci podniesienia renomy firmy oraz potrzebie usprawnienia działania firmowej księgowości. Audyt finansowy jest w stanie dostarczyć nam informacji o tym, jak przedstawia się finansowa oraz majątkowa sytuacja naszego biznesu. W ten sposób dowiadujemy się o istnieniu ewentualnych nieprawidłowości, a także poznajemy obszary, które wymagają ulepszenia. Zespół audytorski powiadomi nas o tym, czy przedsiębiorstwo funkcjonuje w zgodzie z prawem, czy zasady wewnętrzne formy są przestrzegane, jak wygląda ryzyko strat oraz wykryje problemy takie jak oszustwa, kradzieże, nadużycia w dysponowaniu majątkiem firmy oraz nieprawidłowości dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych. Otrzymywane na koniec tych działań raport lub opinia dostarczą nam cennej wiedzy na temat faktycznego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Współpraca z audytorem rozpoczyna się od zawarcia stosownej umowy. Powinna ona zostać podpisana na tyle wcześnie, by audytor mógł wziąć udział w inwentaryzacji. Dzięki temu możliwa będzie ocena poprawności stosowanych procedur. Prawidłowo przygotowana umowa powinna zawierać prawa i obowiązki każdej ze stron, wysokość opłaty za badanie, a także termin jego zakończenia oraz wydania opinii o sprawozdaniu.

Biegły, który będzie przeprowadzał badanie, jeszcze przed jego rozpoczęciem przesyła księgowemu spis dokumentów, które firma będzie musiała przygotować przed audytem. Wszystko zależy od wielkości firmy oraz jej specyfiki. Audyt finansowy zwykle dzieli się na dwie części: badanie wstępne (przeprowadzane w ostatnim kwartale roku obrotowego lub po dniu bilansowym) oraz badanie właściwe (odbywające się po dniu bilansowym). Wśród udostępnianych dokumentów zazwyczaj znajdują się: umowa założycielska lub statut firmy, uchwały z posiedzeń zarządu, rady nadzorczej, ważne umowy handlowe i bankowe, których badana jednostka jest stroną, NIP, REGON, aktualny odpis KRS, protokoły z kontroli skarbowych, ZUS i itp., opinia i raport z badania sprawozdania finansowego za poprzedni rok, regulaminy, instrukcja obiegu dokumentów oraz instrukcja inwentaryzacyjna, polityka rachunkowości itd. Przed przesłaniem dokumentacji spółka powinna je przejrzeć i w razie potrzeby zaktualizować. Bardzo często występującą nieprawidłowością jest brak ciągłości w zakresie polityki rachunkowości. Należy w niej zamieścić przyjęte przez firmę zasady dotyczące rachunkowości, określenie roku obrotowego, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, opisu systemu informatycznego oraz systemu ochrony oraz przechowywania zbiorów księgowych. Jeśli któreś z dokumentów są w języku obcym, audytor może poprosić o ich tłumaczenie. Oczywiście, firma ma obowiązek zapewnienia go, a także udzielenia wszelkiej potrzebnej pomocy w tym zakresie.

Jeśli z jakiegoś powodu audytor nie uczestniczy w inwentaryzacji, powinien mieć możliwość zweryfikowania jej wyników. Firma musi więc udostępnić mu dokumentację sporządzoną podczas przeprowadzania oraz rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wykrytych w wyniku tzw. spisu z natury.

Bardzo istotnym elementem badania jakim jest audyt finansowy jest współpraca biegłego z osobami zatrudnionymi w firmie. W przypadku istnienia w niej własnego działu księgowości, audyt odbywa się w siedzibie przedsiębiorstwa, natomiast jeśli firma korzysta z usług biura rachunkowego, badanie odbywa się w tym miejscu. Zespół audytorski kontaktuje się głównie z pracownikami zajmującymi się prowadzeniem ksiąg rachunkowych, ale także z innymi zatrudnionymi, będącymi w stanie wyjaśnić ewentualne wątpliwości pojawiające się w przebiegu badania. Często konieczna jest rozmowa z informatykiem firmy, prawnikiem, doradcą podatkowym oraz kierownikami różnych działów. Dużym ułatwieniem będzie więc sporządzenie planu takich spotkań już na początku współpracy.

Przeprowadzany audyt kończy się wydaniem opinii oraz raportu z badania sprawozdania finansowego. Obowiązkiem przygotowującego je biegłego jest poinformowanie przedsiębiorcy o ewentualnym niedopełnieniu przez jednostkę obowiązków złożenia we właściwym rejestrze sądowym oraz do ogłoszenia sprawozdania finansowego za rok lub lata poprzedzające rok obrotowy. W raporcie muszą znaleźć się: ogólna charakterystyka przedsiębiorstwa, informacja o uzyskaniu od niego potrzebnych danych, wyjaśnień i oświadczeń, ocena prawidłowego stosowania przyjętego systemu prowadzenia rachunkowości, opis sytuacji majątkowej i finansowej, a także wyniku finansowego firmy (wraz ze wskazaniem zagrażających zjawisk, które nie występowały w poprzednich okresach sprawozdawczych).